Zaproszenie do składania ofert na „świadczenie usług i czynności w zakresie ochrony danych osobowych w charakterze inspektora ochrony danych osobowych (IOD) oraz usług i czynności w zakresie podejmowania działań następczych w związku ze zgłoszeniami naruszenia prawa przez zamawiającego w charakterze inspektora ochrony sygnalistów (IOS) w roku 2023”

I. ZAMAWIAJĄCY:

Ośrodek Pomocy Społecznej w Andrychowie

Starowiejska 22b
34-120 Andrychów
Tel. 33 875 33 00
e-mail: ops@um.andrychow.pl

II. PRZEDMIOT ZAMÓWIENIA:

„Świadczenie usług i czynności w zakresie ochrony danych osobowych w charakterze Inspektora Ochrony Danych Osobowych (IOD) oraz usług i czynności w zakresie podejmowania działań następczych  w związku ze zgłoszeniami naruszenia prawa przez Zamawiającego w charakterze Inspektora Ochrony Sygnalistów (IOS) w roku 2023”

Liczba osób – 1

Usługa będzie świadczona w wymiarze co najmniej 5 godzin w miesiącu, w zależności od aktualnych potrzeb Zamawiającego.

III. RODZAJ ZAMÓWIENIA:

Usługi

IV. TERMIN REALIZACJI ZAMÓWIENIA: 

od dnia wynikającego z umowy do 31 grudnia 2023 roku

V. KRYTERIUM WYBORU OFERT – 100 % cena

Oferowana miesięczna cena brutto nie może przekroczyć 492 zł brutto.

Ceną w rozumieniu przepisów art. 3 ust. 1 i 2 ustawy z dnia 9 maja 2014 r. o informowaniu o cenach towarów i usług jest wartość wyrażoną w jednostkach pieniężnych, którą kupujący jest obowiązany zapłacić przedsiębiorcy za towar lub usługę; w cenie uwzględnia się podatek od towarów i usług oraz podatek akcyzowy, jeżeli na podstawie odrębnych przepisów sprzedaż towaru (usługi) podlega obciążeniu podatkiem od towarów i usług lub podatkiem akcyzowym.

WAŻNE: W cenie oferty złożonej przez wykonawcę będącego osobą fizyczną niewykonującej działalności gospodarczej uwzględnione muszą być wszystkie koszty i składniki niezbędne do wykonania zamówienia, a w szczególności podatek dochodowy od osób fizycznych oraz składki na ubezpieczenie społecznie, zdrowotne, Fundusz Pracy, których obowiązek regulowania wynika z aktualnie obowiązujących przepisów zarówno przez wykonawcę oraz zamawiającego (tj. płaca wykonawcy brutto oraz narzuty na wynagrodzenie, których obowiązek uregulowania dotyczy zamawiającego).

Zamawiający zastrzega sobie prawo do przeprowadzenia rozmowy z potencjalnym Wykonawcą, która może mieć wpływ na ostateczny wynik postępowania.

VI. OGÓLNY ZAKRES WYKONYWANYCH CZYNNOŚCI:

Do obowiązków Wykonawcy będzie należało w szczególności:

1.  w ramach pełnienia funkcji IOD:
   1. informowanie Zamawiającego i jego pracowników o obowiązkach wynikających z Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych), dalej „RODO” i doradzać w tej sprawie,
   2. monitorowanie procesów przetwarzania danych osobowych zachodzących u Zamawiającego,
   3. przeprowadzanie co najmniej raz w roku dla pracowników Zamawiającego szkolenia z zakresu ochrony danych osobowych, uwzględniającego specyfikę działalności Zamawiającego,
   4. przeprowadzanie na bieżąco szkoleń z zakresu ochrony danych osobowych dla nowo przyjętych przez Zamawiającego pracowników/praktykantów/stażystów,
   5. informowanie na bieżąco o zmianie przepisów z zakresu ochrony danych osobowych, związanych ze specyfiką działalności Zamawiającego,
   6. przeprowadzanie audytów,
   7. monitorowanie operacji przetwarzania danych osobowych w systemach informatycznych,
   8. dokonywanie oceny wpływu skutków (analiza ryzyka) na planowane operacje związane z przetwarzaniem danych osobowych,
   9. współpracowanie z organem nadzorczym (UODO),
   10. pełnienie funkcji punktu kontaktowego w kwestiach związanych z przetwarzaniem danych osobowych u Zamawiającego,
   11. identyfikowanie i aktualizowanie zbiorów danych osobowych,
   12. weryfikowanie, zmiana, tworzenie lub modyfikowanie treści klauzul związanych z przetwarzaniem danych osobowych,
   13. prowadzenie rejestru czynności przetwarzania danych osobowych,
   14. zarządzanie upoważnieniami do przetwarzania danych osobowych,
   15. zarządzanie ewidencją osób upoważnionych do przetwarzania danych osobowych,
   16. zarządzanie rejestrem oraz umowami powierzenia przetwarzania danych osobowych,
   17. branie udziału w kontrolach, prowadzonych u Zamawiającego przez inne podmioty,
2. w ramach pełnienia funkcji IOS: W oparciu o przepisy Dyrektywy Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2019/1937 z dnia 23 października 2019 r. w sprawie ochrony osób zgłaszających naruszenia prawa Unii:
   • opracowanie, aktualizowanie „Polityki Ochrony Sygnalistów” u Zamawiającego,
   • sprawowanie nadzoru i monitorowanie przestrzegania „Polityki Ochrony Sygnalistów” przyjętej u Zamawiającego,
   • sprawowanie nadzoru nad obszarem ochrony osób zgłaszających naruszenia prawa oraz innych mających miejsce u Zamawiającego nieprawidłowości,
   • obsługa kanałów zgłoszeniowych utworzonych na potrzeby przyjmowania zgłoszeń o naruszeniach  prawa u Zamawiającego, podejmowanie  działań następczych w związku ze zgłoszeniami.

W celu realizacji zadań Wykonawca zobowiązuje się:

1. utrzymywać stały kontakt telefoniczny z Zamawiającym,
2. utrzymywać kontakt z Zamawiającym za pomocą środków komunikacji elektronicznej
3. wizytować siedzibę Zamawiającego minimum 1 raz w miesiącu.

VII. WYMAGANIA DOTYCZĄCE WYKONAWCY:

1. w przypadku osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej
   1. wykształcenie wyższe prawnicze
   2. posiadanie szerokiej wiedzy na temat prawa i praktyk w dziedzinie ochrony danych oraz umiejętności wypełnienia zadań, o których mowa w art. 39 (RODO) oraz wysokiego poziomu znajomości przepisów Dyrektywy Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2019/1937 z dnia 23 października 2019 r. w sprawie ochrony osób zgłaszających naruszenia prawa Unii,
   3. minimum trzyletnie doświadczenie w zakresie praktyki stosowania przepisów z zakresu ochrony danych osobowych w jednostce sektora finansów publicznych,
   4. dyspozycyjność.
2. w przypadku podmiotów prowadzących działalność gospodarczą dysponowanie co najmniej jedną osobą, która zostanie wyznaczona do pełnienia funkcji IOD i IOS:
   1. posiadającą wykształcenie wyższe prawnicze,
   2. posiadającą szeroką wiedzę na temat prawa i praktyk w dziedzinie ochrony danych osobowych oraz umiejętności wypełnienia zadań, o których mowa w art. 39 (RODO) oraz wysoki poziom znajomości przepisów Dyrektywy Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2019/1937 z dnia 23 października 2019 r. w sprawie ochrony osób zgłaszających naruszenia prawa Unii,
   3. posiadającą trzyletnie doświadczenie w zakresie praktyki stosowania przepisów z zakresu ochrony danych osobowych w jednostce sektora finansów publicznych,
   4. dyspozycyjną.

VIII. SPOSÓB PRZYGOTOWANIA OFERTY:

1. Ofertę należy sporządzić na „Formularzu ofertowym” stanowiącym załącznik do niniejszego ogłoszenia.
2. Oferta powinna być sporządzona w języku polskim oraz podpisana.
3. W przypadku składania oferty w siedzibie Zamawiającego lub pocztą – na kopercie należy umieścić napis: „Świadczenie usług IOD i IOS w OPS w Andrychowie w roku 2023”.
4. Dodatkowe dokumenty, które należy załączyć do oferty:
5. dokument potwierdzający wykształcenie* i doświadczenie osoby mającej pełnić funkcję IOD i IOS,
6. inne dodatkowe dokumenty potwierdzające posiadane kwalifikacje
   i umiejętności osoby, mającej pełnić funkcję IOD i IOS.

*jeżeli osoba posiadająca wykształcenie prawnicze jest jednocześnie aplikantem adwokackim/ adwokatem lub aplikantem radcowskim/ radcą prawnym, przedstawienie dokumentu potwierdzające wykształcenie nie jest wymagane. Informacja zostanie zweryfikowana odpowiednio w oparciu o Krajowy Rejestr Adwokatów i Aplikantów Adwokackich lub Krajową Wyszukiwarkę Radców Prawnych. Wówczas w formularzu ofertowym należy wskazać imię i nazwisko osoby, która będzie pełniła funkcję IOD i IOS oraz numer wpisu i/lub okręg izby.

IX. MIEJSCE I TERMIN ZŁOŻENIA OFERTY:

1. Ofertę złożyć należy do dnia 21 grudnia 2022r. do godziny 15.00:
   1. w siedzibie Ośrodka Pomocy Społecznej, ul. Starowiejska 22b w Andrychowie – Dziennik Podawczy (liczy się data wpływu do Ośrodka) lub
   2. za pośrednictwem poczty elektronicznej: ops@um.andrychow.pl – w takim przypadku formularz oferty winien zostać najpierw podpisany, a następnie zeskanowany i przesłany wraz ze skanami pozostałych dokumentów, dołączanych do formularza.
2. Osoba do kontaktów w przedmiocie zamówienia: Marta Kozioł, Marta Mazur-Nowak, tel. 33 870 89 62

X. INFORMACJE DODATKOWE:

1. Niniejsze postępowanie nie obliguje Zamawiającego do zawarcia umowy.
2. Otwarcie ofert cenowych nie ma charakteru publicznego.
3. W treści oferty wymagane jest, aby oferent zaproponował miesięczną kwotę brutto mając jednocześnie na uwadze wysokość minimalnej stawki godzinowej, która będzie obowiązywała w roku 2023.  Zgodnie
   z Rozporządzeniem Rady Ministrów z dnia 13 września 2022 r. w sprawie wysokości minimalnego wynagrodzenia za pracę oraz wysokości minimalnej stawki godzinowej w 2023 r. (Dz. U. poz. 1952), które wejdzie w życie
    z dniem 1 stycznia 2023 roku, wysokość minimalnej stawki godzinowej
   w okresie od 1 stycznia 2023 do 30 czerwca 2023r. wynosi  22,80 zł, a od dnia 1 lipca 2023 r. do 31 grudnia 2023 r.  wynosi 23,50zł.
4. Dokumenty niekompletne lub wadliwie wypełnione nie podlegają uzupełnieniu lub poprawieniu.
5. Dyrektor Ośrodka Pomocy Społecznej zastrzega sobie prawo do odstąpienia od naboru bez podania przyczyny lub niedokonania wyboru spośród osób, którzy będą spełniały warunki formalne.
6. Dodatkowe informacje można uzyskać pod numerem telefonu 33 870 89 62.
7. Osoby, które będą spełniały warunki formalne dodatkowo mogą zostać zaproszone na rozmowę kwalifikacyjną.
8. Ośrodek nie przywiduje zwracania dokumentacji poszczególnym wnioskodawcom, bez względu na wynik postępowania.
9. W związku z trwającą agresją wojskową Rosji wobec Ukrainy oraz doniesieniami o okrucieństwach popełnianych przez rosyjskie siły zbrojne w Ukrainie w ramach piątego pakietu sankcji gospodarczych i indywidualnych wobec Rosji w dniu 8 kwietnia 2022 r. Rada Unii Europejskiej przyjęła rozporządzenie (UE) 2022/576 w sprawie zmiany rozporządzenia (UE) nr 833/2014 dotyczącego środków ograniczających w związku z działaniami Rosji destabilizującymi sytuację na Ukrainie (Dz. Urz. UE nr L 111 z 8.4.2022, str. 1), które ustanawia ogólnounijny zakaz udziału rosyjskich wykonawców w zamówieniach publicznych i koncesjach udzielanych w państwach członkowskich Unii Europejskiej. Przepisy rozporządzenia 2022/576 weszły w życie następnego dnia po publikacji, tj. w dniu 9 kwietnia 2022 r.

Na mocy art. 1 pkt 23 rozporządzenia 2022/576 do rozporządzenia Rady (UE) nr 833/2014 z dnia 31 lipca 2014 r. dotyczącego środków ograniczających w związku z działaniami Rosji destabilizującymi sytuację na Ukrainie (Dz. Urz. UE nr L 229 z 31.7.2014, str. 1) zostały dodane przepisy art. 5k w następującym brzmieniu:

1. Zakazuje się udzielania lub dalszego wykonywania wszelkich zamówień publicznych lub koncesji objętych zakresem dyrektyw w sprawie zamówień publicznych, a także zakresem art. 10 ust. 1, 3, ust. 6 lit. a)–e), ust. 8, 9 i 10, art. 11, 12, 13 i 14 dyrektywy 2014/23/UE, art. 7 i 8, art. 10 lit. b)–f) i lit. h)–j) dyrektywy 2014/24/UE, art. 18, art. 21 lit. b)–e) i lit. g)–i), art. 29 i 30 dyrektywy 2014/25/UE oraz art. 13 lit. a)–d), lit. f)–h) i lit. j) dyrektywy 2009/81/WE na rzecz lub z udziałem:
   a. obywateli rosyjskich lub osób fizycznych lub prawnych, podmiotów lub organów z siedzibą w Rosji;
   b. osób prawnych, podmiotów lub organów, do których prawa własności bezpośrednio lub pośrednio w ponad 50 % należą do podmiotu, o którym mowa w lit. a) niniejszego ustępu; lub
   c. osób fizycznych lub prawnych, podmiotów lub organów działających w imieniu lub pod kierunkiem podmiotu, o którym mowa w lit. a) lub b) niniejszego ustępu, w tym podwykonawców, dostawców lub podmiotów, na których zdolności polega się w rozumieniu dyrektyw w sprawie zamówień publicznych, w przypadku gdy przypada na nich ponad 10 % wartości zamówienia.
2. Na zasadzie odstępstwa od ust. 1 właściwe organy mogą zezwolić na udzielenie i dalsze wykonywanie zamówień, których przedmiotem jest:
   1. eksploatacja, utrzymanie, likwidacja potencjału jądrowego do zastosowań cywilnych, i gospodarowanie odpadami promieniotwórczymi pochodzącymi z tego potencjału, zaopatrzenie go w paliwo, ponowne przetwarzanie paliwa i zapewnienie jego bezpieczeństwa, oraz kontynuacja projektowania, budowy i oddania do eksploatacji potrzebne do ukończenia cywilnych obiektów jądrowych, a także dostawa prekursorów do wytwarzania medycznych radioizotopów i na potrzeby podobnych zastosowań medycznych, technologii krytycznych na potrzeby monitorowania promieniowania środowiskowego, jak również współpraca w dziedzinie cywilnego wykorzystania energii jądrowej, w szczególności w dziedzinie badań i rozwoju;
   2. współpraca międzyrządowa w ramach programów kosmicznych;
   3. dostarczanie absolutnie niezbędnych towarów lub świadczenie absolutnie niezbędnych usług, które mogą być dostarczane lub świadczone wyłącznie przez osoby, o których mowa w ust. 1, lub których dostarczenie lub świadczenie w wystarczającej ilości lub w wystarczającym wymiarze mogą zapewnić wyłącznie osoby, o których mowa w ust. 1;
   4. funkcjonowanie przedstawicielstw dyplomatycznych i konsularnych Unii i państw członkowskich w Rosji, w tym delegatur, ambasad i misji, lub organizacji międzynarodowych w Rosji korzystających z immunitetów zgodnie z prawem międzynarodowym;
   5. zakup, przywóz lub transport gazu ziemnego i ropy naftowej, w tym produktów rafinacji ropy naftowej, a także tytanu, aluminium, miedzi, niklu, palladu i rudy żelaza z Rosji lub przez Rosję do Unii; lub
   6. zakup, przywóz lub transport do Unii węgla oraz innych stałych paliw kopalnych, wymienionych w załączniku XXII, do dnia 10 sierpnia 2022 r.
3. Zainteresowane państwo członkowskie informuje pozostałe państwa członkowskie oraz Komisję o każdym zezwoleniu udzielonym na podstawie niniejszego artykułu w terminie dwóch tygodni od udzielenia zezwolenia.
4. Zakazy ustanowione w ust. 1 nie mają zastosowania do wykonywania do dnia 10 października 2022 r. umów zawartych przed dniem 9 kwietnia 2022 r”.
   Rozporządzenie 2022/576 ma zasięg ogólny i obowiązuje bezpośrednio we wszystkich państwach członkowskich.
   W konsekwencji od dnia 9 kwietnia 2022 r. zamówienia o wartości równej lub przekraczającej progi unijne udzielane zgodnie z przepisami ustawy – Prawo zamówień publicznych (Dz.U. z 2021 r. poz. 1121, 1598, 2054 i 2269 oraz z 2022 r. poz. 25) oraz zamówienia o wartości równej lub przekraczającej progi unijne wyłączone na podstawie art. 10 ust. 1 pkt 3 i 4, art. 11 ust. 1 pkt 1-5 i 7-10, art. 13 ust. 1 pkt 3-8, art. 363 ust. 1, art. 365 i art. 366 ustawy – Prawo zamówień publicznych, a także koncesje o wartości równej lub przekraczającej próg unijny udzielane zgodnie z przepisami ustawy o umowie koncesji na roboty budowlane lub usługi (Dz.U. z 2021 r. poz. 541) oraz koncesje o wartości równej lub przekraczającej próg unijny wyłączone na podstawie art. 5 ust. 1 pkt 2 lit. b)-f), pkt 3 lit. a) i c)-k) oraz pkt 4-13 ustawy o umowie koncesji na roboty budowlane lub usługi nie mogą być udzielane podmiotom rosyjskim w rozumieniu przepisów rozporządzenia 833/2014 zmienionego rozporządzeniem 2022/576. Zakaz obejmuje również podwykonawców, dostawców i podmioty, na których zdolności wykonawca lub koncesjonariusz polega, w przypadku gdy przypada na nich ponad 10 % wartości zamówienia lub koncesji. W odniesieniu do umów w sprawie zamówienia publicznego i umów koncesji zawartych przed dniem 9 kwietnia 2022 r. zakaz udziału rosyjskich wykonawców w rozumieniu przepisów rozporządzenia 833/2014 zmienionego rozporządzeniem 2022/576 zacznie obowiązywać po upływie 6 miesięcy od dnia wejścia w życie rozporządzenia 2022/576, tj. w dniu 10 października br.

Dyrektor Ośrodka Pomocy Społecznej w Andrychowie
mgr Elżbieta Prus

Załączniki do pobrania:

• Formularz ofertowy (62,0 KB, doc)
• klauzula informacyjna (15,3 KB, docx)